Glossar

37 Begriffe, ohne Fachjargon erklärt.

Von AGG bis Zustelltracking: die Sprache der Eignungsdiagnostik und des Assessment-Betriebs. Nützlich, wenn Sie ein Projekt mit Fachbereich, Betriebsrat oder IT abstimmen müssen.

AGG: Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz. Verlangt, dass Auswahlentscheidungen frei von Diskriminierung sind, und dass man das im Streitfall belegen kann. Standardisierte Verfahren und lückenlose Dokumentation sind dafür die Grundlage.
Anforderungsprofil: Die Beschreibung, welche Kompetenzen und Merkmale eine Rolle wirklich verlangt. Es steht am Anfang jedes seriösen Verfahrens: Ohne Anforderungsprofil weiß niemand, worauf beobachtet werden soll.
Assessment: Ein strukturiertes Verfahren, um die Eignung von Menschen für eine Aufgabe einzuschätzen, vom einzelnen Test bis zum ganztägigen Assessment Center.
Assessment Center (AC): Ein Auswahlformat, bei dem mehrere Teilnehmer mehrere Übungen durchlaufen und von geschulten Beobachtern nach festen Kriterien eingeschätzt werden. Meist ein- bis zweitägig.
ATS (Applicant Tracking System): Das Bewerbermanagement-System eines Unternehmens, etwa SAP SuccessFactors oder SmartRecruiters. flynne ersetzt es nicht, sondern ergänzt es und meldet den Assessment-Status automatisch zurück.
Auswahlzentrum: Eine interne Einheit, die Auswahlverfahren als Dienstleistung für die Fachbereiche eines Unternehmens durchführt, mit eigener Kapazitätsplanung und oft mit interner Leistungsverrechnung.
AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag): Der Vertrag nach Artikel 28 DSGVO, mit dem ein Unternehmen einen Dienstleister zur Verarbeitung personenbezogener Daten verpflichtet. Er regelt Zweck, Dauer, Löschung und die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter. Ohne ihn darf ein Dienstleister keine personenbezogenen Daten im Auftrag verarbeiten.

Beobachter: Geschulte Personen, oft Führungskräfte aus dem Fachbereich, die im Assessment das Verhalten der Teilnehmer nach definierten Kriterien einschätzen. Ihre Schulung ist Teil der Verfahrensqualität.
Beobachterübereinstimmung: Das Maß dafür, wie ähnlich verschiedene Beobachter dasselbe Verhalten einschätzen. Geringe Übereinstimmung ist ein Warnsignal: Dann messen die Beobachter unterschiedliche Dinge, nicht der Kandidat schwankt.
Bestenauslese: Der verfassungsrechtliche Grundsatz für den Zugang zu öffentlichen Ämtern: Auswahl allein nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Stellt besonders hohe Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Gleichbehandlung.
Betreuungsschlüssel: Das Verhältnis von Prüfern oder Beobachtern zu Teilnehmern, das für ein Verfahren mindestens eingehalten werden muss. In flynne Teil der Vorlage: Unterschreitungen werden automatisch gemeldet.

Diagnostik-Leitung: Die Funktion, die im Unternehmen für die fachliche Qualität der Auswahlverfahren verantwortlich ist: welche Instrumente eingesetzt werden, wer sie anwenden darf, wie Ergebnisse zustande kommen. In kleineren Häusern oft in einer Hand mit der Leitung des Auswahlzentrums.
DIN 33430: Die deutsche Norm für berufsbezogene Eignungsbeurteilung. Sie empfiehlt unter anderem qualifizierte Verantwortliche, standardisierte Abläufe und eine Dokumentation, die die Entscheidung nachvollziehbar macht. Verbindlich wird sie erst, wenn sie vereinbart oder ausgeschrieben ist.

Eignungsdiagnostik: Der Fachbegriff für die systematische Beurteilung, wie gut Menschen zu einer Rolle passen, mit wissenschaftlich fundierten Methoden statt mit Bauchgefühl.
Ergebnisbogen: Das dokumentierte Ergebnis eines Assessments je Teilnehmer. In flynne mit Fristenüberwachung, damit kein Bogen überfällig wird, ohne dass es jemandem auffällt.
EU AI Act: Die KI-Verordnung der EU. Systeme, die Menschen im Bewerbungsprozess bewerten oder filtern, gelten nach Anhang III als Hochrisiko. Ihre Pflichten greifen seit dem Digital Omnibus vom Juli 2026 erst ab dem 2. Dezember 2027, die Verbote nach Artikel 5 dagegen schon seit Februar 2025. flynne verzichtet bewusst darauf, Menschen mit KI zu bewerten.
Eventtyp: Die Vorlage für einen Verfahrenstyp: Kapazität, Dauer, beteiligte Rollen, Betreuungsschlüssel, Unterlagen und Preise. Einmal definiert, entstehen daraus alle weiteren Durchläufe.

Gutachten: Die schriftliche, begründete Einschätzung einer Eignung durch eine fachlich qualifizierte Person. Anders als ein Ergebnisbogen ordnet ein Gutachten die Befunde ein und begründet sie. Daraus folgen höhere Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Aufbewahrung und Zugriffsrechte.

Incident: Ein Vorfall, der ein Assessment gefährdet: No-Show, Prüfer-Ausfall, unterschrittener Betreuungsschlüssel, fehlende Bestätigungen. flynne erkennt sie automatisch und stuft sie nach Dringlichkeit.
ISO 27001: Die internationale Norm für Informationssicherheit. Sie verlangt, alle schützenswerten Informationen zu erfassen, ihre Risiken zu bewerten und Maßnahmen dagegen zu dokumentieren. Achten Sie auf die Fassung: 2022 ersetzt 2013, und Einkauf wie IT-Sicherheit fragen genau danach.
ISO 9001: Die internationale Norm für Qualitätsmanagement. Sie verlangt beschriebene Prozesse, nachweisbare Verantwortlichkeiten und regelmäßige Verbesserung, geprüft von einer unabhängigen Stelle. In Vergabeverfahren häufig als Nachweis der Organisationsqualität gefordert.

KRITIS: Kurz für kritische Infrastruktur, also Einrichtungen, deren Ausfall die Versorgung gefährdet: Energie, Wasser, Gesundheit, Transport, Finanzen, Verwaltung. Wer dort Personal auswählt, unterliegt zusätzlichen Anforderungen an Zuverlässigkeitsprüfung, Nachweisführung und IT-Sicherheit.

Mandantenfähigkeit: Die Möglichkeit, mehrere rechtlich getrennte Einheiten in einem System zu betreiben, mit getrennten Rechten und getrennter Auswertung, aber gemeinsamer Steuerung. Für Konzerne und Partner-Eco-Systeme entscheidend.
Mitbestimmung: Die Beteiligungsrechte des Betriebsrats. Bei Systemen, die Termine planen und Auslastung sichtbar machen, ist die Frage nach Leistungs- und Verhaltenskontrolle zentral, und gehört früh auf den Tisch.

No-Show: Ein Teilnehmer erscheint nicht zum Termin. Kostet Prüfer-Zeit, verzögert Verfahren und erzeugt Koordinationsarbeit, flynne warnt früh und hilft beim Nachbesetzen.

Potenzialanalyse: Ein Verfahren, das nicht die Eignung für eine konkrete Stelle prüft, sondern Entwicklungsmöglichkeiten einschätzt. Häufig in der Personalentwicklung, oft mit Follow-up-Gesprächen über Monate.

Qualifikationsmatrix: Die Zuordnung, welche Person für welchen Verfahrenstyp qualifiziert ist. Sie verhindert Fehlbesetzungen nicht durch Warnungen, sondern indem unpassende Personen bei der Besetzung gar nicht erscheinen.

Self-Booking: Kandidaten wählen ihren Termin selbst aus freigegebenen Slots. Das erspart die Terminabstimmung per Mail und macht den Termin zu einer eigenen Entscheidung.
Single Sign-on (SSO): Die Anmeldung an einem fremden System über das eigene Unternehmenskonto, technisch über Standards wie SAML 2.0 oder OpenID Connect. Kein zusätzliches Passwort, und wer das Unternehmen verlässt, verliert den Zugang, sobald das Unternehmenskonto gesperrt wird.
Standardisierung: Nicht: alle Verfahren sehen gleich aus. Sondern: innerhalb eines Verfahrens gelten für alle Teilnehmer dieselben Bedingungen. Das ist die Voraussetzung dafür, Ergebnisse vergleichen zu dürfen.
Storno-Frist: Der Zeitpunkt, ab dem eine Absage Kosten verursacht. In der internen Leistungsverrechnung wichtig, damit kurzfristige Absagen der Fachbereiche nicht im Auswahlzentrum hängen bleiben.

Time-to-Assessment: Die Zeit von der Anmeldung eines Kandidaten bis zu seinem Assessment-Termin. Eine der aussagekräftigsten Kennzahlen im Auswahlbetrieb: Sie entscheidet mit darüber, wie viele gute Kandidaten Sie noch erreichen.
TOM (technische und organisatorische Maßnahmen): Die dokumentierte Liste der Schutzmaßnahmen, mit denen ein Auftragsverarbeiter Daten sichert: Verschlüsselung, Zugriffsrechte, Protokollierung, Schulung, Notfallvorsorge. Anlage zum Auftragsverarbeitungsvertrag und meist Teil des ersten Fragebogens im Einkauf.

Validität: Die Frage, ob ein Verfahren tatsächlich das misst, was es messen soll, und ob es den Berufserfolg vorhersagt. Der wichtigste Qualitätsmaßstab für Auswahlinstrumente.
Vergabefähigkeit: Die Eignung eines Angebots, in einem öffentlichen Vergabeverfahren zu bestehen: belegbare Referenzen, Zertifikate, Barrierefreiheit, Datenschutz und die Bereitschaft, die Bedingungen des Auftraggebers zu akzeptieren. Kein Siegel, sondern die Summe nachweisbarer Anforderungen.

Zugangslink: Ein zeitlich begrenzter Zugangslink, mit dem Kandidaten ihren Termin buchen, ohne Konto und ohne Passwort. Spart Registrierung und Passwort.
Zustelltracking: Die Nachverfolgung, ob eine Einladung oder Erinnerung tatsächlich beim Empfänger angekommen ist. Ohne sie bleibt unklar, ob jemand nicht reagiert hat oder die Nachricht nie gesehen hat.

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